AntareSFest 2017 Brașov
Dracula și cyberfiction
Regulament de participare
pentru expozanţi
ORGANIZATOR Asociația Antares Sci-Fi & Fantasy Club Brașov, Antares Club Brașov Persoane de contact: Anamaria Borlan, coordonator AntareSFest 2917 0732.525.636 antares.clubbrașov@yahoo.com Nic Dobre, coordonator și director de programe, AntareSFest 2017 0742.359.590 antaresfest2017@antares-club.ro
Regulament de participare pentru edituri
și distribuitori de produse conexe
În vederea promovării literaturii, AntareSFest 2017 Brașov îşi propune să creeze o zonă comercială în care participanții să aibă acces la o gamă largă de produse aparținând industriei editoriale și domeniilor conexe.
În calitate de organizator al AntareSFest 2017, Asociația Antares Science-Fiction & Fantasy Club a redactat prezentul Regulament.
ART.1. Locul de desfăşurare şi durata
1.1. AntareSFest 2017 Bașov se desfășoară la Hotel Capitol, sala de conferințe parter și etaj 1, B-dul Eroilor nr. 19 Brașov
1.2. Programul general de desfăşurare este următorul:
| Data | Expozanţi | Participanți |
| Vineri, 8 septembrie 2017 | 08:00 – 22:00 | 17:30 – 22:00 |
| Sâmbăta, 9 septembrie 2017 | 08:00 – 20:00 | 10:00 – 24:00 |
| Duminică, 10 septembrie 2017 | 09:00 – 13:00 | 10:00 – 15:00 |
1.3. Prevederile prezentului Regulament sunt stabilite de Organizator şi pot fi modificate la iniţiativa sa din motive întemeiate, ce vor fi comunicate în timp util.
ART.2. Participare
2.1. Organizatorul pune la dispoziţia Expozanţilor:
- suprafaţa de expunere, cu dimensiunea de 4m2.
- un exemplar al revistei festivalului ce cuprinde programul evenimentului.
- mediatizarea generală a Expozantului.
- organizarea de acțiuni conexe/anexe festivalului, prin crearea de paneluri, lansări de carte/autor, prezentări, dezbateri, conferințe, mese rotunde, simpozioane, sesiuni de autografe, interviuri, vernisaje și altele, conform programului stabilit înainte cu editurile participante.
2.2. Expozanţi
2.2.1. Pot participa la AntareSFest următoarele categorii de Expozanţi:
– Edituri.
– Realizatori de publicaţii periodice (ziare, reviste).
– Distribuitori de carte.
– Autori independenţi.
– Librării.
– Biblioteci.
– Producători şi distribuitori de produse conexe: jocuri, gadgeturi, fan-products, etc.
Organizatorul poate acorda autorizaţie şi altor entităţi, la cererea scrisă a acestora, dacă se constată compatibilitatea obiectului de activitate al acestora cu specificul manifestării.
2.2.2. Expozanţii trebuie să aibă personalitate juridică, să fie autorizate pentru desfăşurarea comerţului cu amănuntul conform prevederilor legale. Orice încălcare a prevederilor fiscale intervenite în procesul de vânzare al produselor expuse atrage răspunderea exclusivă a Expozantului.
2.2.3. De regulă, fiecărui Expozant îi este alocat un singur stand. Organizatorul poate autoriza excepţii, în cazul în care se organizează spaţii tematice, demonstrații de tehnologie, reprezentare teatrală, zonă destinată copiilor ce prevede standuri de carte, etc.
2.2.4. Expozantul răspunde potrivit articolului 998-1003 Cod Civil pentru prejudiciile create Organizatorului prin fapta proprie şi/sau a prepuşilor, precum şi asupra bunurilor puse la dispoziţie de către Organizator şi/sau Hotel Capitol.
2.3. Exponate
În spaţiul AntareSFest de la hotel Capitol Brașov, sala de conferință parter și etaj 1, vor fi expuse produse aparţinând industriei de carte și domeniilor conexe.
2.3.1. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a verifica compatibilitatea exponatelor cu etica AntareSFest. Publicaţiile/produsele audio-vizuale care au caracter rasist, fundamentalist, şovin, xenofob, revizionist sau pornografic sunt interzise. Expozanții care expun/comercializează astfel de publicații/produse vor fi evacuați, fără posibilitatea rambursării costurilor de stand. În cazul producerilor unor prejudicii morale Organizatorului şi/sau participanţilor, Expozantului responsabil de producerea evenimentului i se va solicita plata de despăgubiri către partea afectată.
2.3.2. Expozanţii își pot promova mărcile comerciale şi identitatea vizuală a firmei prin afișarea de materiale promoționale proprii.
2.3.4. Pentru concordanţa cu specificul manifestării, Expozanţii sunt rugaţi să aibă în vedere prezenţa unui procent de minim 60% exponate specifice genului science fiction & fantasy.
2.3.5. Suprafaţa de expunere va fi amenajată de Organizator şi va avea o suprafaţă de 4 m2. În funcţie de mesele disponibile, suprafaţa poate fi mai mică sau mai mare, dar nu cu mai mult de 10% din suprafaţa menţionată.
2.4. Evenimente
2.4.1. Activităţile desfășurate în cadrul AntareSFest 2017 Brașov, având caracter informativ, ştiinţific şi cultural, vor fi definite în cele ce urmează ca „evenimente”.
2.4.2. Expozanţii pot organiza dezbateri, lansări şi prezentări de cărţi/produse din domeniile conexe, sesiuni de autografe, interviuri, conferinţe etc. Evenimentele de acest fel vor avea loc la standurile proprii sau în spaţiile special amenajate, pe baza programărilor.
ART.3. Înregistrarea participării
3.1. În vederea participării la AntareSFest 2017 Brașov, Organizatorul pune la dispoziţia celor interesaţi Formularulul de participare (Anexa 1 la prezentul Regulament). Acesta este disponibil şi online, la adresa: https://antares-club.ro/antaresfest2017/formular-participanti.pdf.
Înscrierea se face prin completarea formularului on-line, urmată de printarea lui şi semnarea de către reprezentantul legal al Expozantului.
Copia scanată va fi expediată prin email la adresa: antaresfest2017@antares-club.ro
3.2. Formularul de participare trebuie completat integral şi trimis Organizatorului cel târziu până la data de 06 august 2017.
3.4. Formularul de participare, completat, semnat şi trimis Organizatorului are valoare de contract încheiat între părţi, reprezentând o confirmare fermă de participare şi acordul de respectare a prevederilor Regulamentului AntareSFest 2017, precum şi asumarea obligaţiei de plată a tarifului.
ART.4. Înregistrarea în Revista AntareSFest 2017 Brașov şi în Programul Festivalului
4.1. Toţi expozanţii vor fi menţionaţi în revista festivalului, gratuit. Menţiunile vor include numele, datele de contact şi scurte informaţii despre evenimentele în care Expozantul va fi implicat în cadrul AntareSFest 2017.
4.2. Expozanții care doresc publicitate în Revista AntareSfest 2017 Brașov o pot obţine achitând valoarea unui spațiu echivalent cu următoarele dimensiuni: A4: 100 euro/pagina, full color; A5: 50 euro/pagină, full color; A6: 25 euro/pagină, full color.
4.3. Tarifele de la articolul 4.2 se achită în lei, echivalentul la cursul valutar BNR din ziua plății.
4.3. Expozanții care doresc spaţiu publicitar sunt rugați să trimită macheta grafică a acestuia, în format jpg sau png la o rezoluţie de minim 300 dpi, nu mai târziu de 06 august 2017, prin email la adresa: antaresfest2017@antares-club.ro .
4.4. Organizatorul nu răspunde pentru conținutul materialului publicitar sau pentru eventualele greșeli apărute în acesta.
4.5. Termen limită de trimitere a materialului pentru spațiul publicitar și achitarea tarifului aferent: 06 august 2017.
4.7. Expozantul îşi asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor furnizate care vor figura în Revista AntareSFest 2017 Brașov şi Programul Festivalului.
ART.5. Tarife
5.1. Tariful perceput Expozanţilor pentru participare este:
- stand neamenajat: 4 mp2
- tariful de stand expozițional (4mp2), carte și alte produse conexe: 350 lei, pentru întreaga perioadă a festivalului, 8, 9 și 10 septembrie 2017
- Taxa de stand se poate achita prin virament bancar sau online cu cardul.
- Organizatorul (Asociația Antares Science-Fiction & Fantasy Club Brașov) nu este plătitor de TVA.
5.1.1. Tariful definit mai sus (Art.5.1) include:
- taxa pentru suprafaţa închiriată
- accesul gratuit al Expozanţilor la spaţiile de evenimente în desfășurare ale festivalului
- mediatizarea generală
- un tichet electronic de participare la AntareSFest 2017.
5.1.2. Doi Expozanţi pot închiria un stand comun. În acest caz, taxa de participare la stand se va putea achita în cota de jumătate parte fiecare.
5.2. Organizatorul nu poate fi răspunzător pentru eventualele pierderi de natură comercială înregistrate de Expozanţi pe durata AntareSFest 2017, indiferent de cauzele acestora.
ART.6. Prevederi tehnice, de sănătate, pază și protecție
6.1. Regulament tehnic:
- Se interzice lucrul cu foc deschis în interiorul locației;
- fumatul este permis numai în locuri special amenajate. Expozanții sunt obligați să respecte cu strictețe această regulă;
- se interzice blocarea cu orice fel de materiale a culoarelor și căilor de acces, atât în interior, cât și în exterior;
- se interzice blocarea hidranților, a surselor de apă și a stingătoarelor;
- se interzice folosirea instalațiilor, utilajelor sau materialelor de P.S.I., în alte scopuri decât cele destinate acestora;
- etalarea exponatelor se va face astfel încât să nu fie împiedicată circulația persoanelor, utilajelor și instalațiilor destinate stingerii incendiilor;
- este strict interzisă depozitarea de materiale inflamabile (benzină, motorină, uleiuri etc.) în cadrul standurilor;
- la încheierea zilei expoziționale, se vor lua măsuri pentru deconectarea instalațiilor electrice din fiecare stand;
- în cazul observării unui început de incendiu, Expozanții au obligațiasă anunțe imediat Organizatorul;
- Expozanții au obligația să faciliteze cu maximă urgență accesul personalului specializat în zona afectată de incendiu;
- se interzice executarea sau modificarea instalațiilor de iluminat de către persoane neautorizate sau fără prezența personalului specializat agreat de Organizator;
- ambalajele și deşeurile vor fi evacuate imediat, colectarea lor făcându-se la punctele stabilite în acest scop;
- orice daune provocate prin incendii cad în sarcina exclusivă a celui care le-a provocat;
- orice tip de spectacol de artificii (inclusiv artificii reci pentru interior) în cadrul spațiilor puse la dispoziție de hotel Capitol în cadrul AntareSFest sunt interzise, Expozanții obligându-se să respecte această prevedere.
Art. 7. Casa de marcat
7.1. Conform legislaţiei fiscale în vigoare, Expozanții sunt obligați să dețină casă de marcat în stand sau un software de gestiune (emitere bon fiscal, facturi, chitanțe etc.). În caz de neconformitate, responsabilitate aparţine în totalitate Expozantului respectiv.
7.2. Organizatorul își declină responsabilitatea pentru orice încălcare a legislației naționale în domeniul fiscal.
ART.8. Promovarea vizuală şi/sau sonoră
8.1. Organizatorul stabileşte modalităţile de afişaj, condiţiile în care echipamentele sonore, luminoase sau audiovizuale pot fi folosite, precum şi cele în care pot fi organizate animaţii, operaţiuni promoţionale, spectacole sau prezentări de carte în incinta spaţiului dedicat festivalului, atât în sala de conferințe de la parter câr și cea de la etajul 1.
8.2. Animaţiile sonore. Animaţiile sonore nu trebuie să deranjeze activitatea din standurile învecinate. Expozanţii trebuie să respecte cerinţele în ceea ce priveşte volumul şi intensitatea muzicii difuzate şi care nu trebuie sa depăşească 70 decibeli, măsurată la 2 m de clădire, la o frecvenţă de 250 Hz.
8.2.1. Organizatorul este singurul în măsură să determine nivelul sonor acceptabil. Organizatorul poate lua toate măsurile necesare pentru a întrerupe animaţiile sonore care deranjează desfăşurarea AntareSFest.
8.2.2. Este strict interzisă organizarea de concerte în standuri, de către Expozanţi.
8.3. Distribuirea de publicitate/animaţie. Distribuirea de materiale sau obiecte publicitare este strict interzisă în afara standului fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.
8.3.1. Orice animaţie sau acţiune comercială în afara standului este strict interzisă fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.
ART.9. Măsuri de natură administrativă
9.1. Supravegherea generală a spaţiului expoziţional în timpul programului de vizitare a AntareSFest 2017 va fi efectuată prin grija Organizatorului, astfel încât să se asigure paza și securitatea vizitatorilor și a spațiilor comune.
9.2. Expozantul este obligat să fie prezent în stand cu cel puțin 30 de minute înainte de începerea programului de vizitare pentru public. Sarcina asigurării pazei bunurilor şi valorilor din interiorul standului pe durata programului de expunere (inclusiv 30 de minute înainte de începerea programului de vizitare pentru public) aparţine în exclusivitate Expozantului. Organizatorul nu poate fi ţinut răspunzător pentru integritatea bunurilor expuse în stand.
9.3. Curăţenia şi întreţinerea standurilor cade în sarcina Expozanţilor.
ART.10. Aplicarea Regulamentului
10.1. Prezentul Regulament constituie anexă la Cererea de participare şi are valoare de contract între părţi.
ART.11. Forţă majoră
11.1. Forţă majoră, convenită ca fiind acel eveniment imprevizibil şi de neînlăturat, apărut după încheierea contractului şi care împiedică partea sau părţile să-şi îndeplinească obligaţiile asumate prin contract, exonerează de răspundere partea care o invocă în condiţiile legii. Cazul de forță majoră se va comunica de partea interesată în termen de 5 zile de la apariţia sa; documentele probatorii care atestă existenţa cazului de forţă majoră vor fi prezentate celeilalte parţi în termen de 10 zile de la data producerii evenimentelor.
11.2. Încetarea evenimentelor de forță majoră va fi comunicată imediat părţii interesate.
11.3. Părţile se obligă să depună toate diligenţele pentru limitarea în timp a efectelor forţei majore.
ART.12. Litigii
12.1. Orice litigiu sau dispută se va soluţiona de cele două părţi pe cale amiabilă, în termen de 3 zile lucrătoare de la prima încercare de soluţionare.
12.2. În cazul în care cele două părţi nu pot găsi o soluţie pe cale amiabilă, litigiul va fi transferat către instanţele judecătoreşti competente.